Darbų saugos ar gaisrinės saugos instruktažą daugelyje įmonių vis dar registruoja popieriniame žurnale. Darbuotojas ateina, išklauso, pasirašo, o žurnalas grįžta į stalčių. Kai darbuotojų daugėja, kai dalis jų dirba nuotoliniu būdu ar keliose vietose, toks žurnalas pradeda vėluoti: trūksta parašų, neaišku, su kuria tvarkos redakcija žmogus susipažino, o po metų reikia viską kartoti.
Darbas.app instruktažus ir įmonės tvarkas galima pateikti darbuotojams telefone. Darbuotojas perskaito tekstą, peržiūri medžiagą ir paspaudžia „Susipažinau“. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip tai veikia, kas išsaugoma ir kada toks įrašas gali pakeisti parašą žurnale.
Kaip darbuotojas susipažįsta
Prievolės, kurių atlikimo būdas yra „Susipažinimas“, darbuotojui atrodo taip:
- Darbo dienos rytą, 8.00 val., jis gauna vieną el. laišką apie naujai priskirtus, artėjančius ir vėluojančius darbus. Visus savo darbus jis mato skiltyje „Mano prievolės“.
- Atidaręs prievolę, jis mato aprašymą ir medžiagą: įmonės įkeltus failus, pavyzdžiui, instrukciją ar evakuacijos planą.
- Apačioje parašyta: „Patvirtinu, kad susipažinau su šia informacija.“ Darbuotojas paspaudžia „Susipažinau“.
Tai užtrunka kelias minutes ir veikia telefone. Peržiūrėti patvirtinimo niekam nereikia: jis iš karto tampa įrašu.
Šablonų galerijoje taip veikia, pavyzdžiui, darbuotojų saugos ir sveikatos instruktavimas, gaisrinės saugos instruktavimas, supažindinimas su darbo tvarkos taisyklėmis, pareigybės aprašymu ar pranešimų apie smurtą ir priekabiavimą tvarka. Jei prievolė taikoma visiems ir įjungtas automatinis priskyrimas, naujas darbuotojas užduotį gauna savaime.
Kas išsaugoma
Kiekvienas patvirtinimas išsaugo:
- kas patvirtino;
- kada: data ir laikas;
- tikslų tekstą, kurį darbuotojas matė;
- failus, kurie jam buvo parodyti;
- redakciją, t. y. kuriai tvarkos versijai patvirtinimas galioja.
Jei vėliau administratorius pakeičia tekstą ar medžiagą, senas įrašas nepasikeičia. Po metų galima tiksliai parodyti, su kuo darbuotojas susipažino tą dieną. Failai, kuriuos jis matė, jam lieka prieinami ir tada, kai įmonė įkelia naujus.
Jei administratorius pakeičia tekstą ar medžiagą tuo metu, kai darbuotojas juos skaito, sistema patvirtinimo nepriima ir paprašo atidaryti naują redakciją. Taip niekas nepatvirtina teksto, kurio nematė.
Ar toks įrašas tinka kaip instruktavimo registravimas
Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo 25 straipsnio 1 dalies 6 punktas nustato, kad darbdavys organizuoja darbuotojų instruktavimą ir mokymą bei nustato instruktavimo tvarką. To paties įstatymo 27 straipsnio 1 dalis reikalauja, kad darbuotojas būtų instruktuotas prieš pradėdamas dirbti, perkeltas į kitą darbą, o prireikus – pakartotinai. Kaip dažnai instruktažas kartojamas, taip pat nustato darbdavys. Tai patvirtina ir VDI atsakymuose į dažniausiai užduodamus klausimus.
Gaisrinei saugai taikomos Bendrosios gaisrinės saugos taisyklės. Jos išskiria įvadinį, periodinį ir papildomą instruktažą, o periodinis instruktažas darbo vietoje vyksta ne rečiau kaip kartą per 12 mėnesių.
Kitaip tariant, įstatymas instruktavimo tvarką palieka nustatyti darbdaviui, todėl ir registravimo būdą pasirenka įmonė. Jei įmonės patvirtintoje instruktavimo tvarkoje parašyta, kad darbuotojai susipažinimą patvirtina elektroniniu būdu, toks patvirtinimas ir yra registravimas.
Keli dalykai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį:
- Instruktažas – ne vien skaitymas. Kai kurių darbų saugaus atlikimo reikia parodyti darbo vietoje. Elektroninis patvirtinimas tokio instruktažo nepakeičia, bet jį užfiksuoja: instruktažą vedantis žmogus paaiškina, o darbuotojas po to patvirtina telefone.
- „Pasirašytinai“. Kai kurios pareigos, pavyzdžiui, supažindinimas su darbo tvarką nustatančiomis normomis prieš pradedant dirbti (DK 42 straipsnio 4 dalis), įstatyme įvardytos kaip pasirašytinas supažindinimas. Ar jūsų įmonėje elektroninis patvirtinimas tam tinka, verta aptarti su teisininku. Jei abejojate, naudokite pasirašymo lapą (žr. žemiau).
- Darbas.app nepatvirtina, kad įmonė atitinka teisės aktų reikalavimus. Ji išsaugo patikimą įrašą, o kokią tvarką taikyti, nusprendžia įmonė.
Įmonės tvarkos pavyzdinė pastraipa
Šią pastraipą galite įrašyti į įmonės darbuotojų instruktavimo tvarką ar kitą vidaus dokumentą. Pritaikykite ją savo įmonei: nurodykite pareigas, o jei reikia, išbraukite instruktažus, kuriems elektroninis patvirtinimas netaikomas.
Darbuotojų instruktavimas darbuotojų saugos ir sveikatos bei gaisrinės saugos klausimais ir supažindinimas su įmonės vidaus tvarkomis registruojamas elektroniniu būdu personalo valdymo sistemoje Darbas.app. Susipažinęs su instruktažu ir jo medžiaga, darbuotojas tai patvirtina sistemoje paspausdamas „Susipažinau“. Sistema išsaugo darbuotojo vardą ir pavardę, patvirtinimo datą ir laiką, darbuotojui parodytą tekstą ir failus bei jų redakciją. Toks patvirtinimas laikomas darbuotojo parašu instruktavimo registravimo žurnale. Darbuotojams, neturintiems prieigos prie sistemos, instruktažas registruojamas pasirašytinai popieriniame pasirašymo lape, kurio kopija saugoma sistemoje. Iš esmės pasikeitus instruktažo ar tvarkos turiniui, darbuotojai su juo supažindinami pakartotinai. Už instruktažų organizavimą ir registravimą atsakingas [pareigos].
Kai patvirtinti telefone negalima
Ne visi gali ar nori patvirtinti telefone: vieni neturi paskyros, kiti dirba ten, kur telefono naudoti negalima, o kai kurioms pareigoms įmonė gali norėti parašo popieriuje.
Tokiu atveju:
- Prievolės puslapyje pasirinkite „Spausdinti pasirašymo lapą“. Atsiras toks pat sąrašas kaip žurnale, tik su tuščiu parašo stulpeliu.
- Pravedę instruktažą, surinkite parašus.
- Spauskite „Pažymėti kaip atliktą“, pasirinkite darbuotojus, įrašykite datą ir pridėkite nuskenuotą lapą.
Pasirašymo lape matyti ir kitų žmonių vardai, todėl jį gali atsisiųsti tik administratoriai ir jį įkėlęs asmuo.
Kai tvarka pasikeičia
Ne kiekvienas pakeitimas reikalauja, kad visi susipažintų iš naujo. Ištaisytos rašybos klaidos ar pakeisto telefono numerio nereikia tvirtinti dar kartą, o pasikeitusio evakuacijos plano ar naujų darbo taisyklių – greičiausiai reikia.
Todėl sprendimą priima administratorius:
- Pakeitus prievolės aprašymą ar medžiagą, formoje klausiama: „Ar darbuotojai turi susipažinti iš naujo?“ Jei atsakote taip, visi, kuriems prievolė taikoma, gauna užduotį su 7 dienų terminu.
- Tą patį galima padaryti ir bet kada vėliau prievolės puslapyje paspaudus „Paprašyti susipažinti iš naujo“.
- Ankstesni patvirtinimai lieka istorijoje, bet prie jų rodoma „Reikia atnaujinti“, kol darbuotojas susipažins su nauja redakcija.
Kai įjungtas automatinis priskyrimas, periodiniai instruktažai kartojami savaime. Pavyzdžiui, gaisrinės saugos instruktavimo įrašas galioja 12 mėnesių, todėl artėjant pabaigai darbuotojas gauna naują užduotį.
Ką mato administratorius ir vadovas
- Apžvalgoje vienu sakiniu matyti, kokia dalis reikiamų įrašų galioja, kiek vėluoja ir kiek greitai baigsis, o žemiau – žmonės, kuriems reikia dėmesio.
- Vadovai mato tik savo padalinių darbuotojus.
- Atsakingas asmuo kartą per savaitę gauna santrauką: kas vėluoja, kam baigiasi galiojimas ir kaip sekasi naujiems darbuotojams.
- Prievolės puslapyje „Eksportuoti“ sukuria PDF žurnalą: kas susipažino, kada ir kaip (susipažino pats ar įrašą įrašė kitas asmuo), iki kada tai galioja.
- Apžvalgoje mygtukas „Eksportuoti patikrinimui“ sukuria vieną ataskaitą apie visas įmonės prievoles, jų būklę, išimtis ir galiojančias redakcijas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar instruktažą būtina registruoti popieriniame žurnale? Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas instruktavimo tvarką palieka nustatyti darbdaviui. Jei įmonės tvarkoje nurodyta, kad instruktažai registruojami elektroniniu būdu, popierinio žurnalo nereikia.
Ar darbuotojas gali patvirtinti neperskaitęs? Gali, kaip ir pasirašyti popieriniame žurnale. Todėl svarbu, kad instruktažą vestų žmogus, kuris gali paaiškinti ir atsakyti į klausimus, o patvirtinimas būtų jo pabaiga, o ne pakaitalas.
Kas nutinka, jei pakeičiu instruktažo tekstą? Seni patvirtinimai lieka tokie, kokie buvo. Jei nuspręsite, kad darbuotojai turi susipažinti iš naujo, jie gaus užduotį su 7 dienų terminu, o seni patvirtinimai bus pažymėti „Reikia atnaujinti“.
Ką daryti su darbuotojais, kurie negali patvirtinti telefone? Atsispausdinkite pasirašymo lapą, surinkite parašus ir pažymėkite instruktažą kaip atliktą visiems iš karto, pridėdami nuskenuotą lapą.
Ar elektroninis patvirtinimas tinka visoms supažindinimo pareigoms? Instruktažams, kurių tvarką nustato darbdavys, – taip, jei tai numato įmonės tvarka. Kai įstatymas reikalauja pasirašytinio supažindinimo, verta pasitarti su teisininku arba naudoti pasirašymo lapą.
