Jei šiandien jūsų įmonėje reikėtų per 30 sekundžių atsakyti, kas yra atostogose, kas laukia patvirtinimo ir ar visi dokumentai parengti — ar pavyktų?
Daugumoje įmonių aiškaus atsakymo nėra. Atostogos dažnai derinamos žinutėmis ar el. paštu, o dokumentai atsiranda vėliau, jei išvis atsiranda.
Iš pirmo žvilgsnio procesas atrodo paprastas: darbuotojas parašo vadovui, vadovas patvirtina, viskas sutarta. Tačiau praktikoje toks susitarimas retai tampa aiškiai užfiksuotu procesu.
Darbuotojai dažnai nepateikia oficialaus atostogų prašymo, o vietoje to parašo žinutę ar laišką. Kartais prašymas užrašomas ranka ant popieriaus.
Vėliau prie to prisideda rankiniu būdu rengiami atostogų įsakymai iš senų šablonų, neaiškūs patvirtinimai ir informacija, išsibarsčiusi per el. paštą.
Problemos išryškėja, kai reikia tiksliai atsakyti:
- ar atostogos jau patvirtintos,
- ar kažkas dar laukia vadovo sprendimo,
- kas šiuo metu yra atostogose,
- ar buvo parengti visi reikalingi dokumentai,
- ar buhalterija gavo teisingą informaciją.
Tada paaiškėja, kad dalis sprendimų liko laiškuose, dalis nebuvo aiškiai dokumentuota, o bendro vaizdo tiesiog nėra.
Kodėl atostogų valdymas stringa
El. paštas ar žinutės tinka susitarti, bet nėra skirtos atostogų procesui valdyti. Jose nėra aiškios būsenos, todėl sunku suprasti, ar atostogų prašymas jau pateiktas, ar jis tik aptartas, ar buvo pakeistos datos, ar sprendimas jau galutinis.
Atostogų prašymas yra oficialus darbuotojo dokumentas, kuriuo inicijuojamos atostogos. Atostogų įsakymas yra darbdavio sprendimas, kuriuo atostogos įforminamos.
Kai šie du dalykai nėra susieti tarpusavyje, procesas tampa sunkiai valdomas.
Kita problema ta, kad pats procesas dažnai nutrūksta tarp skirtingų žingsnių. Prašymas gali būti nepateiktas visai, patvirtinimas gali likti tik žinutėje, o įsakymas parengiamas vėliau rankiniu būdu.
Dėl to niekas nemato viso vaizdo vienu metu: kurie prašymai jau patvirtinti, kurie dar laukia sprendimo ir kas šiuo metu iš tikrųjų yra atostogose.
Atostogų likutis yra darbuotojui dar likęs nepanaudotų atostogų dienų skaičius. Jei jis nėra matomas prašymo pateikimo metu, vėliau atsiranda papildomas tikrinimas ir klausimai.
Mažose įmonėse tai dar veikia. Tačiau didėjant žmonių skaičiui atsiranda daugiau prašymų, daugiau laikotarpių ir daugiau sprendimų. Informacija pradeda skaidytis, o net ir dirbant tvarkingai vis daugiau laiko skiriama tikrinimui ir aiškinimuisi.
Dauguma įmonių poreikį keisti tvarką pajunta tada, kai pirmą kartą nebegali aiškiai atsakyti, kas yra atostogose, kas dar laukia tvirtinimo ir ar visi dokumentai jau sutvarkyti.
Kur atsiranda papildomas darbas
Didžioji darbo dalis nėra pats atostogų prašymo pateikimas. Reikia patikrinti atostogų likutį, perskaičiuoti dienas, įvertinti laikotarpį, parengti dokumentus ir perduoti informaciją buhalterijai.
Būtent čia dažniausiai atsiranda klausimai:
- kaip skaičiuojamos atostogų dienos pagal Darbo kodeksą,
- ar savaitgaliai įtraukiami,
- ar būtinas atostogų įsakymas,
- kas tvirtina atostogas įmonėje.
Dažnai ieškoma atostogų prašymo formos, atostogų įsakymo pavyzdžio ar atsakymo, kaip skaičiuoti atostogas. Tačiau problema dažniausiai nėra pats šablonas. Problema ta, kad visas procesas vyksta per kelias vietas.
Pavyzdžiui, darbuotojas parašo, kokių datų nori, tačiau tik vėliau paaiškėja, kaip jos skaičiuojasi su savaitgaliais ar šventinėmis dienomis. Vadovas sprendimą gali priimti dar nematydamas galutinio dienų skaičiaus.
Tuo pačiu metu personalas ar administracija turi parengti prašymo dokumentą ir įsakymą, dažnai naudodami skirtingus šablonus ir remdamiesi informacija iš laiškų.
Papildomas darbas atsiranda ne todėl, kad procesas sudėtingas, o todėl, kad jis išskaidytas.
Kaip turėtų veikti aiški tvarka
Aiškus atostogų valdymas vyksta vienoje vietoje — nuo prašymo iki įsakymo.
Darbuotojas pateikia prašymą ir iš karto mato savo atostogų likutį bei tikslų dienų skaičiavimą pagal pasirinktą laikotarpį. Tai leidžia priimti sprendimą remiantis realiais duomenimis.
Pateikiant prašymą automatiškai sugeneruojamas atostogų prašymo dokumentas aiškiu ir patikrinamu formatu. Tai reiškia, kad darbuotojui nereikia atskirai pildyti formos ar ieškoti šablono.
Vadovas sprendimą priima toje pačioje vietoje, matydamas visą reikalingą informaciją. Sprendimas išsaugomas kartu su prašymu, todėl vėliau nereikia ieškoti, kas ir kada buvo nuspręsta.
Atostogos laikomos patvirtintomis tik tada, kai sprendimas yra aiškiai užfiksuotas ir susietas su konkrečiu prašymu. Todėl nebelieka neaiškumo, ar atostogos tik aptartos, ar jau patvirtintos.
Patvirtinus prašymą automatiškai sugeneruojamas atostogų įsakymas. Kartu atnaujinamas likutis, o buhalterija gauna tikslią informaciją be papildomo persiuntimo.
Ką tai keičia praktikoje
Kai procesas aiškus, sumažėja ne tik klaidų, bet ir klausimų.
Darbuotojas mato savo atostogų likutį, vadovas priima sprendimą turėdamas visą kontekstą, o personalui nebereikia rinkti informacijos iš skirtingų šaltinių.
Taip pat visada matoma, kurie prašymai jau pateikti, kurie laukia sprendimo, o kurie jau patvirtinti.
Kai visa informacija matoma vienoje sistemoje, nebereikia tikrinti laiškų ar papildomai klausti. Procesas tampa aiškus visai įmonei.
Kol atostogos derinamos laiškais, kiekvienas prašymas tampa ne tik susitarimu, bet ir papildomu administraciniu darbu, kurį vėliau reikia „susirinkti“ iš skirtingų vietų. Aiški sistema šį darbą sumažina dar prieš atsirandant klaidoms.
Dažniausiai užduodami klausimai apie atostogas
Ar privalomas atostogų prašymas?
Taip. Nors Darbo kodeksas nenurodo konkrečios prašymo formos, praktikoje darbuotojo prašymas yra pagrindas darbdavio sprendimui priimti. Be aiškiai pateikto prašymo atostogos negali būti laikomos tinkamai suderintomis.
Ar būtinas atostogų įsakymas?
Taip. Atostogų suteikimas turi būti įformintas darbdavio sprendimu. Įsakymas yra dokumentas, kuriuo atostogos oficialiai patvirtinamos ir tampa pagrindu atostoginių apskaičiavimui bei darbo laiko apskaitai.
Kaip skaičiuojamos atostogų dienos?
Pagal Lietuvos darbo kodeksą kasmetinės atostogos skaičiuojamos darbo dienomis. Į jas neįtraukiami savaitgaliai ir švenčių dienos, todėl tikslus dienų skaičius priklauso nuo konkretaus laikotarpio.
Kiek priklauso atostogų dienų?
Pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 126 straipsnį:
- 20 darbo dienų atostogų, jei dirbama 5 dienas per savaitę,
- 24 darbo dienos, jei dirbama 6 dienas per savaitę.
Jei darbo savaitė yra kitokia, suteikiamos ne trumpesnės kaip 4 savaičių trukmės atostogos.
Tam tikroms darbuotojų grupėms taikomos ilgesnės atostogos. Pavyzdžiui, darbuotojams iki 18 metų, darbuotojams su negalia arba vieniems auginantiems vaiką suteikiamos ne mažiau kaip 25 darbo dienos (arba 30 darbo dienų, jei dirbama 6 dienas per savaitę).
Kas tvirtina atostogas įmonėje?
Atostogas tvirtina darbdavys arba jo įgaliotas asmuo, dažniausiai tiesioginis vadovas. Svarbiausia, kad sprendimas būtų aiškiai užfiksuotas ir susietas su konkrečiu darbuotojo prašymu.
Kaip tai veikia Darbas.app
Darbas.app sujungia visą atostogų procesą į vieną vietą, todėl jis tampa nuoseklus ir lengvai valdomas.
Darbuotojas pateikia prašymą savitarnoje, iš karto mato tikslų dienų skaičiavimą ir savo atostogų likutį, o vadovas sprendimą priima matydamas visą reikalingą informaciją. Kartu automatiškai sugeneruojamas atostogų prašymo dokumentas aiškiu ir patikrinamu formatu.
Patvirtinus prašymą sugeneruojamas atostogų įsakymas, automatiškai atnaujinamas likutis, o buhalterija gauna tikslią informaciją be papildomo darbo. Visi sprendimai ir dokumentai lieka vienoje sistemoje, todėl nebereikia tikrinti laiškų ar aiškintis, kuri informacija yra naujausia.
Jei šiandien jūsų įmonėje atostogos vis dar derinamos laiškais, problema dažniausiai yra ne žmonėse, o procese. Kai prašymas, patvirtinimas, likutis ir dokumentai nėra valdomi vienoje sistemoje, procesas tampa priklausomas nuo atminties, persiųstų laiškų ir rankinio darbo. Darbas.app leidžia šį procesą susitvarkyti greitai ir aiškiai.